Biên bản cuộc họp công ty là một trong những văn bản cần thiết nhất để ghi lại những nội dung cùng diễn biến cuộc họp đã và đang diễn ra với mục đích để lưu trữ thông minh và là điều kiện minh chứng cho nhiều vấn đề phát sinh được nêu ra và tán thành trong cuộc họp. Vậy biên bản một cuộc họp là gì và có ý nghĩa như thế nào đối với một tổ chức, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông qua bài viết này.
Thế nào là biên bản cuộc họp công ty
Biên bản cuộc họp công ty của một tổ chức hay một nhóm là loại văn bản khá quan trọng mục đích ghi lại những vấn đề gì đã diễn ra trong một cuộc họp, gồm có rất nhiều các thông tin cùng ý kiến khác nhau từ nhiều người tham gia.
Trong mỗi cuộc họp thì thư ký vừa là người tạo mẫu và ghi chú trên biên bản cuộc họp vừa có trách nhiệm đếm đủ số người tham gia cũng như vắng mặt, đồng thời ghi lại tất cả thông tin quan trọng một cách trung thực và chính xác theo đúng diễn biến của cuộc họp.
Ý nghĩa của biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp được ghi chép lại những sự việc quan trọng đã xảy ra hoặc đang diễn ra trong một cuộc họp. Đây được coi như là một loại tài liệu mang tính lịch sử, tuy không có hiệu lực về mặt pháp lý nhưng lại là điều kiện minh chứng những sự kiện thực tế đã xảy ra trước đó.
Từ nhiều nội dung tại các cuộc họp, có thể đây là những yêu cầu chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo hay những ý kiến đóng góp và xây dựng của nhiều cá nhân cùng đơn vị có liên quan trực tiếp đến lợi ích của công ty,… để từ đó có thể điều chỉnh phù hợp, sắp xếp và kết hợp giải quyết công việc một cách có hiệu quả hơn.
Mặt khác, biên bản cuộc họp của công ty cũng như là lời nhắc nhở của những cá nhân và đơn vị đã ký xác nhận vào biên bản sau đó chuyển những điều đã đọc được qua kết quả công việc của họ.
Một số yêu cầu cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp công ty
Góp phần lớp vào sự thành công của một cuộc họp thì phần lớn chính là việc ghi chép biên bản của cuộc họp đó và chuyển đến những cá nhân và tổ chức có liên quan. Vì thế, thư ký cần phải rất lưu ý những vấn đề liên quan sau:
Luôn chuẩn bị trước mẫu biên bản cuộc họp
Trên thực tế, cũng có khả năng ghi chép nhanh và nắm bắt hết được tình hình của cả một cuộc họp. Vì lẽ đó, việc chuẩn bị chu đáo trước một biên bản đúng chuẩn theo quy định và những yêu cầu của công ty là điều rất cần thiết.
Cho dù bạn có đang làm tại một tổ chức nào đi nữa thì biên bản cũng cần có những điều cơ bản sau
+ Thời gian và địa điểm cuộc họp đó diễn ra
+ Đối tượng tham gia: vị trí và chức vụ cụ thể
+ Nội dung chi tiết cuộc họp
+ Kết luận tổng kết cuộc họp.
Ghi chép nhanh gọn và đầy đủ thông tin
Người ghi chú nội dung biên bản nên là người có tốc độ viết nhanh và bao gồm đầy đủ những thông tin quan trọng. Trên hết, người đó nên chuẩn bị trước sổ ghi chép hoặc máy tính sách tay để có thể lưu lại một vài thông tin quan trọng trong trường hợp không cho phép sử dụng máy ghi âm.
Trọng tâm của nội dung biên bản cần phải rõ ràng và mạch lạc
Bên cạnh việc ghi chép một cách đầy đủ các nội dung của cuộc họp, để những người không tham dự cuộc họp có thể hiểu được vấn đề, người ghi biên bản phải thể hiện được trọng tâm của cuộc họp, tránh trình bày dài dòng, lan man những nội dung không cần thiết.
Thông tin trong văn bản phải có độ chính xác tuyệt đối
Biên bản cuộc họp phải được mô tả lại các sự việc thực tế đã xảy ra bao gồm, những thông tin được chia sẻ và trao đổi trong cuộc họp đó. Vì thế, để đảm bảo biên bản có tính khách quan cao cùng độ trung thực lớn người ghi không thêm hoặc bớt vào những ý kiến mang tính cá nhân.
Thêm vào đó, để có được độ tin cậy cao từ những người tham gia, thư ký nên đọc lại những nội dung đã thêm vào trong văn bản để mọi người có thể xác nhận lại những điều đó là đúng sự thật.
Kết luận
Trên đây là những thông tin cơ bản về biên bản cuộc họp công ty. Và những thông tin này có thể áp dụng được trong nhiều trường hợp. Để biên bản này có tính hiệu quả cùng tính chính xác lớn thì người ghi chép biên bản cần lưu ý những điều trên để tránh tình trạng gây ra bất đồng quan điểm giữa nhân viên với nhau trong một tổ chức hay công ty. Để có thể mang lại hiệu quả cao, bạn nên luyện tập những cách thức ghi chép văn bản, văn kiện với tốc độ càng nhanh càng tốt và độ chính xác cao. Từ đó, bạn sẽ không còn gặp quá nhiều khó khăn khi lưu lại biên bản nữa. Chúng tôi hy vọng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp ích được nhiều cho các bạn khi làm việc tại văn phòng.